Efisiensi berarti melakukan hal-hal secara tepat, keefektifan adalah melakukan hal-hal yang tepat. -Peter Drucker

Beberapa konsultan strategi manajemen memberikan panduan untuk perusahaan-perusahaan meraih kesuksesan dengan memanfaatkan hukum Pareto: rasio 80/20 yang pada awalnya tampak tidak logis.
Rasio ini menggambarkan secara kasar bahwa mayoritas hasil (digambarkan sebagai 80 persen meski tidak selalu tepat segitu), didapatkan dari minoritas upaya (sekitar 20 persen) yang dilakukan. Rasio ini bisa juga berbentuk distribusi 80-10 atau 80-30. Intinya adalah sebagian besar akibat dihasilkan oleh sebagian kecil penyebab.
Hukum ini pada awalnya dikemukakan oleh seorang konsultan bisnis: Joseph M. Juran sebagai hukum Pareto setelah menemukan kisah seorang ekonom Itali, Vilfredo Pareto di tahun 1906 mengamati bahwa kira-kira 80 persen tanah di Itali dimiliki oleh sekitar 20 persen penduduk saja.
Prinsip ini memang bukan suatu hukum yang baku, tapi hanya sebagai sebuah kemungkinan teori yang bisa diterapkan untuk efektivitas dan efisiensi. Anehnya, dimana-mana kita akan menemui prinsip ini seakan-akan sudah merupakan suatu hukum alam.

Laporan dari UNDP (bagian dari PBB) mengungkapkan bahwa hanya 20 persen dari seluruh populasi dunia yang merupakan pemegang 83 persen kekayaan total dari seluruh negara.
Tingkat penghasilan dari 20 persen orang-orang terkaya ini mencapai 80 persen pendapatan dunia. 20 persen orang kaya berikutnya hanya mencapai tingkat pendapatan sebesar 11 persen saja. Dari laporan kriminal juga didapatkan 80 % kejahatan dilakukan oleh 20 % penjahat.
Kita bisa melihat di dunia bisnis, 80 persen pendapatan dihasilkan dari 20 persen jenis produk atau penjual yang paling unggul. Sekali lagi, persentasinya mungkin tidak persis tapi untuk penggambaran seberapa banyak hal diperoleh dari suatu hal lain yang lebih sedikit.

Contohnya lagi; 80 persen profit atau laba didapatkan dari 20 persen pelanggan terbesar. Sama juga dengan; 80 % dari keseluruhan komplain atau keluhan diutarakan oleh 20 % pelanggan saja. Dan 80 persen penjualan dihasilkan dari 20 persen jenis produk, atau 80 % penjualan dibukukan oleh 20 % top sales persons.
Logikanya memang segala hal berjalan dengan perhitungan 50:50, seberapa besar hasil tergantung dari seberapa besar usaha. Semakin banyak usahanya, semakin banyak pula hasilnya. Tapi kenyataannya, kita bisa lihat di dalam kehidupan pribadi kita sendiri contohnya; 80 persen kebahagiaan kita didapat dari hanya 20 persen dari kesemua aktivitas yang kita lakukan.
Di dalam suatu perusahaan, 70-80 persen laba dihasilkan oleh 20-30 persen karyawan. Maka dari itu perusahaan harus bisa mengindentifikasi para karyawan kunci ini, lalu meningkatkan keahlian mereka, dan mempertahankannya agar tetap loyal berjuang bersama-sama di perusahaan tersebut.
Seorang tenaga penjual bisa meningkatkan prestasinya dengan memusatkan perhatian pada 20-30 persen calon pembeli yang paling prospektif. Serta melakukan proses penjualan yang paling krusial, seperti menelpon atau presentasi. Lalu meningkatkan kemampuan tersebut dengan training dan membaca buku, sehingga menjadi pakar yang menduduki posisi puncak dalam jajaran wiraniaga.

Peraturan 80-20 ini memberikan suatu pemikiran yang berguna bagi efektivitas dan efisiensi penggunaan waktu serta sumber daya lainnya. Dengan berfokus pada 20 persen area yang benar-benar produktif, kita bisa membuat suatu peningkatan yang signifikan. Agar mangkus dan sangkil. Efektif serta efisien.
Efektivitas dan efisiensi ini juga bisa dicapai dengan suatu inovasi yang membuat 20 persen upaya yang dikerjakan bisa menghasilkan 80 % dari total kinerja. Revolusi dalam produktivitas dimulai dari pemikiran yang kreatif. Manajemen perusahaan perlu memancing banyak ide untuk mendapatkan 20 % ide brilian yang akan membawa hasil yang luar biasa.
Ilmu manajemen sebagai suatu cara dalam merencanakan, mengelola, melaksanakan, mengevaluasi demi suatu tujuan perlu dilakukan dengan tepat dan berdaya guna. Secara efektif dan efisien. Hal ini dilakukan dengan mengutamakan tugas-tugas yang terpenting dan mendelegasikan yang lainnya.
Manajemen pribadi yang baik bisa dilakukan dengan mengelola diri secara optimal. Memanfaatkan waktu dan sumber daya lainnya dengan produktif. Stop membuang-buang waktu melakukan hal-hal yang tidak terlalu berdampak besar. Konsentrasikan diri untuk melakukan hal-hal yang paling bernilai dan bermakna besar.

Sukses dengan memanfaatkan aturan 80/20 berarti memperdalam fokus dengan menciptakan skala prioritas berdasarkan besarnya dampak aktivitasnya. Kesuksesan akan didapat dengan berfokus pada pelaksanaan beberapa kegiatan yang paling utama. Jadi, kuncinya adalah; mengidentifikasi 20 persen yang menghasilkan 80 persen. Dan mempraktekkan prinsip 80% 20% tersebut.

Sumber